Stok POS dan Marketplace Tidak Sama: Titik Sinkronisasi yang Perlu Diperiksa

Stok di POS menunjukkan 12 unit, sedangkan marketplace hanya menampilkan 9. Sebelum mengubah salah satu angka, pastikan keduanya menunjuk barang, lokasi, dan jenis stok yang sama. Selisih dapat muncul dari pemetaan varian, pesanan yang sedang diproses, atau pembaruan yang belum sampai ke kanal lain. Mengganti angka secara manual tanpa menelusuri penyebabnya berisiko membuat selisih berikutnya lebih sulit dijelaskan.

Pemeriksaan yang paling efisien bergerak dari identitas barang, definisi angka, riwayat perubahan, lalu jalur sinkronisasi. Urutan ini membantu pemilik usaha membedakan masalah stok fisik dari masalah data.

1. Cocokkan SKU, varian, satuan, dan lokasi

Mulailah dengan satu produk yang selisihnya mudah dibuktikan. Cocokkan kode SKU pada POS dan marketplace, termasuk varian ukuran, rasa, atau kemasan. Produk bernama sama belum tentu memakai SKU yang sama. Di bisnis F&B, satu paket menu juga bisa terdiri dari beberapa bahan atau produk jual, jumlah satu paket tidak otomatis setara dengan satu unit bahan di gudang.

Periksa satuan yang dipakai. POS mungkin mengelola bahan per kilogram, sementara listing marketplace menjual kemasan 250 gram. Pastikan aturan konversinya jelas. Jika usaha memakai beberapa lokasi, seperti gudang, dapur, dan gerai, lihat lokasi mana yang menjadi sumber stok untuk masing-masing kanal. Selisih yang tampak di layar bisa berasal dari dua lokasi yang memang memiliki saldo berbeda.

2. Bedakan stok fisik, stok dipesan, dan stok tersedia

Setelah identitas barang cocok, baca arti setiap angka. Stok fisik adalah jumlah yang dicatat berada di lokasi. Stok yang sudah dipesan atau direservasi belum tentu masih boleh ditawarkan kepada pembeli lain. Stok tersedia adalah angka yang bisa dipakai untuk menerima pesanan baru menurut aturan sistem tersebut.

Misalnya, ada 12 unit tercatat dan 3 unit sedang ditahan untuk pesanan yang belum selesai. Sebuah sistem dapat menampilkan 9 unit sebagai stok tersedia. Namun, cara menghitung dan kapan reservasi dibuat atau dilepas berbeda antarplatform. Dokumentasi Medusa, sebagai contoh implementasi, memisahkan stocked quantity, reserved quantity, dan available quantity.

Karena itu, bandingkan kolom yang setara pada POS serta marketplace yang benar-benar dipakai, bukan sekadar dua angka yang sama-sama diberi label “stok”.

3. Susun garis waktu setiap perubahan stok

Pilih waktu terakhir ketika kedua kanal masih cocok, lalu telusuri perubahan sesudahnya per SKU. Catat pesanan baru, pembatalan, retur, barang rusak, dan penyesuaian manual. Perhatikan status tiap pesanan. Pembatalan yang baru diminta pelanggan belum tentu sudah melepas reservasi; retur yang masih dalam perjalanan belum tentu sudah kembali menjadi stok siap jual.

Gunakan nomor pesanan atau identitas peristiwa untuk mencocokkan catatan, bukan hanya total akhir. Bila selisih tiga unit muncul setelah satu pesanan besar, periksa apakah pesanan tersebut mengurangi stok di kedua kanal, hanya satu kanal, atau bahkan diproses dua kali. Catat juga siapa yang melakukan penyesuaian manual dan alasannya. Riwayat ini lebih berguna daripada mengandalkan ingatan staf saat pergantian shift.

4. Periksa titik sinkronisasi, bukan hanya tombol sinkron ulang

Jika riwayat transaksi di sistem utama sudah benar tetapi kanal lain tertinggal, periksa bagaimana pembaruannya dikirim. Sebagian integrasi memakai peristiwa otomatis, antrean pekerjaan, atau jadwal berkala.

Dokumentasi integrasi ERP Medusa menekankan pentingnya menjaga konsistensi data antar sistem dan menangani kegagalan alur sinkronisasi; rancangan setiap POS dan marketplace tetap perlu diperiksa secara khusus.

Untuk SKU yang bermasalah, lihat waktu pembaruan dibuat, kapan dikirim, respons penerima, percobaan ulang, dan apakah pembaruan yang lebih lama tiba setelah yang baru. Jika ada kegagalan, cari pesan kesalahan dan perbaiki penyebabnya sebelum mengirim ulang. Menekan “sinkron ulang” berkali-kali tanpa mengetahui urutan peristiwa dapat menyulitkan audit, terlebih bila integrasi tidak mencegah pemrosesan perubahan yang sama dua kali.

5. Pulihkan satu SKU dan satu lokasi terlebih dahulu

Tentukan sistem mana yang menjadi sumber data utama untuk SKU dan lokasi tersebut. Simpan catatan jumlah awal, transaksi penyebab selisih, dan keputusan perbaikan. Jika stok fisik memang berubah, koreksi melalui prosedur penyesuaian yang tercatat. Jika yang gagal hanya pengiriman pembaruan, pulihkan peristiwa yang tertinggal sesuai kemampuan integrasi, sambil memastikan perubahan tidak diterapkan dua kali.

Uji satu SKU terlebih dahulu: cocokkan jumlah fisik, reservasi, dan stok tersedia setelah pembaruan di kedua kanal. Periksa juga apakah pesanan baru akan memakai saldo yang benar. Setelah hasilnya stabil, lanjutkan ke produk lain dengan pola masalah yang sama. Catatan pemeriksaan sederhana—SKU, lokasi, waktu, jenis peristiwa, respons sinkronisasi, dan tindakan—membuat kejadian berikutnya lebih cepat ditangani.

Selisih stok tidak selalu selesai dengan mengganti angka di layar. Ketika tim mengetahui barang mana yang dibandingkan, apa arti tiap jumlah, dan di titik mana pembaruan tertahan, mereka dapat memperbaiki sumber masalah tanpa mengorbankan jejak transaksi.

Sumber: Medusa — Integrate ERP with Medusa; Medusa — InventoryLevel schema. Definisi dan perilaku stok pada platform yang digunakan perlu diverifikasi dari dokumentasi masing-masing.